BanyakTindakan Sederhana Bisa Menghemat Biaya Operasional Sebuah Kantor

Beberapa Tindakan Sederhana Ini Menghemat Biaya Operasional Sebuah Kantor

Biaya operasional kantor adalah salah satu hal yang kerap membuat para pengusaha mengerutkan kening. Dan, setiap tahunnya kerutan di kening mereka pasti akan semakin bertambah mengingat biasanya, akan selalu ada terjadi kenaikan dalam biaya yang harus dikeluarkan untuk menjalankan sebuah kantor.

Hal itu terjadi dimana saja dan dalam bentuk usaha apapun, juga jenis kantor apapun. Baik itu tergabung dengan pabrik atau berdiri sendiri, sebuah kantor, yang biasanya dipergunakan oleh para staff administrasi akan selalu menghadapi membengkaknya biaya operaional setiap tahunnya. Maklum lah harga-harga setiap tahun pasti akan terkerek naik.

Harga sewa ruangan, harga kertas, harga tinta printer, dan masih banyak hal lain yang terkait dengan beroperasinya sebuah kantor akan naik karena inflasi.

Oleh karena itu, tidak heran bahwa siapapun yang diberi tanggung jawab menjalankan sebuah kantor akan selalu harus memeras otak agar biayanya bisa ditekan dan tidak terlalu memberatkan. Kalau tidak ditekan, tentu saja, pada akhirnya perusahaan bisa merugi karena ongkos menjadi lebih besar daripada keuntungan.

Dan, kalau sebuah usaha merugi, bukan hanya para pemilik usaha yang repot, para karyawan pun pasti akan terkena imbasnya. Tidak ada bonus, kenaikan gaji terpaksa ditunda, dan yang terjelek adalah pengurangan pegawai.

Tidak enak didengar.

Jadi, mau tidak mau para karyawan sebuah perusahaan/kantor pun harus beruaha semaksimal mungkin untuk membantu meminimalkan pengeluaran dan memperbesar keuntungan. Tanpa itu, rasanya akan sulit tercapai.

Caranya sederhana, dan tidak selalu memerlukan pemikiran yang terlampau berat. Bisa dimulai dengan langkah-langkah kecil yang sederhana dan tidak memerlukan usaha terlampau keras. Banyak hal bisa dilakukan oleh seluruh anggota sebuah kantor untuk menekan biaya operasional mereka.

Contohnya seperti di bawah ini :

1. Mengubah Arsip/Dokumen Kertas Menjadi Digital

Banyak yang tidak menyadari bahwa salah satu pengeluaran utama dari sebuah kantor berkaitan dengan pemakaian kertas. Kantor dengan sistem lama memang mengandalkan sistem arsip pada dokumen-dokumen berbentuk kertas.

Padahal, harga kertas setiap tahunnya akan terus naik dan berarti biaya akan terus bertambah kalau tidak ditekan.

Dengan mengubah kebiasaan dan sistem, hal ini bisa dihindari. Membeli sebuah scanner memang berarti mengeluarkan dana. Tetapi, alat untuk mengubah dokumen menjadi file digital itu akan menghemat banyak, seperti ruang untuk penyimpanan file yang tentunya harus dibayar kalau kantornya berada di sebuah gedung yang disewa.

Belum ditambah dengan berbagai biaya yang dipangkas, seperti biaya kurir yang bisa digantikan dengan penggunaan email dan file digital.

2. Memanfaatan Kertas dari Dokumen Lama

Salah satu kebiasaan buruk dari kebanyakan kantor adalah timbunan dokumen lama yang sebenarnya sudah tidak valid atau bermanfaat lagi. Kebanyakan tertumpuk tanpa guna karena malas untuk merapikan atau karena terlalu takut untuk membuang.

Padahal, kalau semua bisa diarsipkan secara digital, selain bisa menghemat ruangan, kertas-kertas dari dokumen lama ini bisa dipergunakan. Kebanyakan dokumen lama biasanya tercetak pada satu sisi kertas saja, dan sisi lainnya kosong.

Sisi kosong ini bisa dimanfaatkan untuk arsip-arsip yang lebih baru kalau memang perlu.

Jangan anggap remeh harga kertas. Saat ini saja, satu rim (ekitar 444-500 lembar) mencapai Rp. 40-50 ribu. Padahal, sebuah kantor jarang menggunakan hanya 1-2 rim setiap bulannya. Tergantung besar kecilnya penggunaan kertas baru di sebuah kantor bisa mencapai 10-1000 rim per bulan.

Tinggal hitung saja berapa dana yang bisa dihemat kalau kertas dari dokumen tak terpakai bisa digunakan ulang.

3. Paper Clip, Ballpoint, Pensil

Alat tulis menulis seperti ini sering dianggap remeh padahal setiap kantor pasti akan memerlukannya. Kebanyakan menganggap remeh ketika sebuah paper clip mencelat entah kemana dan kebiasaan ini secara tidak sadar menimbulkan kerugian. Bagaimanapun sebuah paper clip haruslah dibayar untuk mendapatkannya dan tidak gratis.

Salah satu komisaris di pertengahn 1980-an Ace Greenberg bahkan pernah mengeluarkan "internal memo" kepada para karyawan bank yang dikelolanya untuk melakukan penghematan pemakaian paper clip. Beberapa perusahaan juga sudah menggiatkan para pekerjanya untuk melakukan hal yang sama karena hal itu bisa menekan ongkos produksi dan pada akhirnya membuat harga jual produknya lebih murah dan meningkatkan daya saing.

Hal-hal kecil lain di dalam kantor, seperti ballpoint atau pensil pun sama. Tidak jarang banyak pegawai membawanya pulang ke rumah.

Padahal benda-benda kecil itu dibayar memakai uang perusahaan. Iya kan?

4. Memakai Wi-Fi dan Membentuk Jaringan Komputer/Printer

Sebuah printer bisa dipergunakan oleh banyak orang secara bergantian. Benda ini mampu mencetak banyak melebihi kebutuhan satu orang. Jadi, sudah seharusnya sebuah printer dipergunakan oleh beberapa orang sekaligus dan bukan satu printer-satu orang.

Sayangnya, terkadang hal itu terhambat karena sebuah kantor tidak memakai sistem jaringan karena ketidaktahuan. Hal itu sering dialami kantor untuk usaha kecil. Mereka hanya tahu bahwa Wi-Fi hanya untuk mengakses internet padahal wi-fi bisa berperan untuk membentuk jaringan komputer/printer sederhana dimana semua komputer yang terhubung dengan wi-fi bisa terkoneksi satu dengan yang lain.

Jadi, beberapa komputer bisa cukup hanya memakai satu printer saja.

Belum lagi kalau ditambah dengan keuntungan lain bahwa setiap komputer bisa menjadi server dan berbagai file untuk yang lainnya.

Itu adalah beberapa hal sederhana dalam kehidupan kantor yang sebenarnya jika dilakukan dengan benar bisa membantuk menekan biaya operasional sebuah kantor/usaha.

Sudahkah Anda melakukan hal-hal di atas di tempat kerja Anda?


Subscribe to receive free email updates: